Contenido
1En una frase
El Tablero de Status responde de un vistazo la pregunta "¿cómo va cada cuenta?" — sin tener que preguntarle al consultor, bucear en ClickUp o hablarle al cliente.
La analogía es Uber Eats: abres la app y ves dónde va tu pedido, por dónde viene, cuánto falta. Aquí es igual: abres /status y ves en qué va cada cliente, con un semáforo claro y el porqué.
2El problema que resuelve
Hoy, cuando alguien pregunta "¿cómo va Anáhuac?", la respuesta toma tiempo: hay que preguntarle al consultor, revisar tareas, a veces al propio cliente. La información existe pero está dispersa y nadie tiene una lectura clara y rápida del estado de cada cuenta.
El Tablero junta todas esas señales que ya se generan en la plataforma y las convierte en un estado legible por cuenta, actualizado solo cada noche.
3Qué ves (las dos pantallas)
A) El Tablero
"¿cómo van todas mis cuentas?" Todas las cuentas activas como tarjetas, ordenadas por riesgo (las rojas suben solas). Cada tarjeta: nombre, tipo, etapa, semáforo, "qué pasa ahora" y bandera de renovación. Arriba, el scorecard de empresa. Con filtros.
B) El Tracker por cliente
"¿por qué esta cuenta va así?" Al hacer clic: un recorrido tipo Uber-Eats (las etapas, con dónde va marcado), las 3 lentes con el detalle, el porqué del color desglosado, y un botón de ajuste manual para el consultor.
▸Así se ve hoy — con datos reales
Foto del tablero en producción. Cada noche el sistema calcula solo el estado de las 45 cuentas activas y sube al inicio las que necesitan atención:
Las 4 cuentas en rojo, cada una con su porqué — así de claro llega la lectura, sin preguntarle a nadie:
Pauta y contenido en mal estado pese a blueprints completos; urge revisar operación activa.
Blueprint a medio completar (2/6); pauta y contenido en mal estado: revisar operación urgente.
Renovación vencida hace 6 días y pauta en mal estado; blueprint sin completar, urge regularizar contrato y campañas.
Pauta activa con problemas y 0 de 6 entregables completos; urge arrancar Buyer Persona.
Y una en amarillo, para contraste — no urge, pero hay que vigilarla:
3 compromisos rotos y 12 días sin reunión; completar blueprint "Canales" pendiente.
Al hacer clic en una cuenta → su tracker. Así se ve el detalle (captura real de Fóndika, en amarillo):
Cómo se lee el detalle
En Fóndika: Entrega marca Blueprint 5 de 6 (sigue: Canales); Operación muestra pauta, SEO y contenido al día (verde); y Salud señala 3 compromisos rotos y última reunión hace 12 días — que es lo que la mantiene en amarillo. Ese es el desglose exacto del porqué del color, sin adivinar. Si el consultor sabe algo que los datos no reflejan, ajusta el semáforo a mano (caduca en 14 días).
4Cómo "lee" cada cuenta: las 3 lentes
El sistema mira cada cliente por tres ángulos y se queda con el peor:
| Lente | Qué evalúa | Ejemplos de señal |
|---|---|---|
| 1. Entrega | ¿Ya entregamos la estrategia? (onboarding) | Sesiones del Blueprint hechas; cuál sigue |
| 2. Operación | ¿Se hace el trabajo contratado, mes a mes? | Recencia de pauta, SEO y contenido |
| 3. Salud | ¿Cómo va la relación y el riesgo? | Semáforo de minutas, última reunión, compromisos, renovación |
5De qué se alimenta
| Fuente (ya existente) | Qué aporta al status |
|---|---|
| Ficha del cliente | Tipo (BOOMS/BOOST), fechas de contrato y renovación, estado |
| Minutas | Semáforo de relación, compromisos incumplidos, última reunión |
| Proyectos y fases (Blueprint) | Avance del onboarding: sesiones entregadas / atrasadas |
| Estrategia de Pauta | Si corre y hace cuánto se auditó (Meta / Google) |
| SEO | Hace cuánto corrió la última optimización |
| Blog / Newsletter | Recencia del último contenido publicado |
Traducción operativa
El tablero es tan bueno como los datos que lo alimentan. Si un consultor no sube su minuta, no audita la pauta o no registra el trabajo, esa cuenta se verá "estancada" o sin señal — aunque el trabajo sí se haya hecho. Es una palanca de operación (ver §12).
6Cómo genera el resultado: el color y la etapa
El color es la peor de las 3 lentes (como un semáforo). Lo calcula por reglas fijas — días, fechas y el semáforo de minutas — no es la IA "opinando":
La etapa ubica el "carrito" en el ciclo: Propuesta → Onboarding → En operación → Renovación → Pausado/Cerrado. Las cuentas BOOST (proyectos únicos) usan: Propuesta → Ejecución → Entregado. Si una cuenta está en rojo, se marca además "⚠️ En riesgo".
Ejemplo real — por qué Anáhuac salió en rojo
- Las minutas marcaban rojo (2 reuniones con compromisos sin cumplir),
- La pauta llevaba 52 días sin auditar,
- La renovación es en 28 días, con la cuenta ya frágil.
El sistema suma esos hechos y prende rojo. No es una corazonada: en la ficha se ve el desglose exacto. La IA solo escribe la frase de "qué pasa ahora"; el veredicto del color es 100% por reglas, auditable y ajustable.
7El scorecard de empresa
Arriba del tablero, la lectura de dirección:
- # de cuentas en riesgo — el número crítico, el que hay que vigilar.
- Salud de cartera: cuántas en verde / amarillo / rojo.
- Renovaciones próximas (60 días) y cuántas en riesgo.
- Cuentas estancadas (con algún frente sin actividad).
- Onboardings en curso.
- Un espacio reservado para "Facturación en riesgo" (EBITDA), que se conecta cuando integremos los datos financieros de administración.
8El criterio humano: el ajuste manual
El sistema calcula el status solo, pero el consultor manda. Si sabe algo que los datos no reflejan ("el cliente está tranquilo, lo vi en persona aunque no hubo reunión formal"), puede ajustar el semáforo a mano y dejar una nota.
Ese ajuste caduca a los 14 días y la cuenta vuelve al cálculo automático — para que ningún override se quede viejo (el problema típico de los tableros que se llenan a mano y nadie actualiza).
9Cómo y cuándo se actualiza
- Automático, cada noche (~3:00 am): recalcula todas las cuentas activas. Al día siguiente el tablero está fresco.
- Bajo demanda: desde la ficha, botón "Recalcular" lo actualiza al instante.
- Cada cálculo se guarda en el historial (desde el día 1) → permitirá ver tendencias ("lleva 3 semanas en amarillo").
10Qué NO hace todavía
- No calcula EBITDA ni jala facturación — el lugar está reservado; el dato vive en administración y se conecta después.
- No es un chat todavía — no puedes "preguntarle a la cuenta" en lenguaje natural (fase 2).
- No sustituye a ClickUp ni le escribe — solo lee señales.
- No incluye clientes que aún no están en la plataforma.
11La base para el futuro
Esto deja estructurado y listo el estado de cada cuenta, lo que habilita:
- Agente "pregúntale a la cuenta" — "¿por qué X está en rojo? ¿qué falta para renovar?" con los datos de esa cuenta.
- Conocimiento por cliente — un "cerebro" por cuenta que el agente consulte.
- El número financiero (EBITDA / facturación en riesgo) cae en el espacio ya reservado.
- Tendencias, gracias al historial que ya se guarda.
12Cómo operar el tablero (lo que controla Operaciones)
El valor del tablero depende de la disciplina de datos del equipo. Palancas directas de Operaciones:
- Que las minutas se suban → alimenta la lente de Salud (la más rica).
- Que la pauta se audite y el SEO/contenido se registren → mantiene la lente de Operación al día.
- Que las fechas de contrato y renovación estén capturadas → habilita las alertas de renovación.
- Calibrar los umbrales (cuántos días = amarillo/rojo) con la realidad: si una cuenta aparece en un color que no cuadra, se reporta y se ajusta.
13Acceso — quién ve qué
- Dirección / Operaciones (admin): ven todas las cuentas en /status.
- Consultores: ven solo sus cuentas (mismos permisos de la plataforma).
- Entrada: iniciar sesión en team.black-n-orange.com → link "Status" en la barra superior.
💡Sugerencias de mejora — para pensar en equipo
Ideas para que Operaciones y Dirección prioricen. No son pendientes técnicos: son decisiones de cómo exprimirle valor al tablero.
Disciplina + ritual
- Subir la minuta después de cada reunión → la lente de Salud se vuelve confiable (hoy varias cuentas salen "estancadas" solo por falta de dato).
- Capturar fechas de contrato y renovación en todas las fichas → activa las alertas de renovación.
- Registrar auditorías de pauta y corridas de SEO/contenido → deja de marcar operación estancada en falso.
- Ritual semanal: revisar el tablero en la junta de operaciones, empezando por las rojas.
Roadmap sugerido
- Dueño + próxima acción por cada cuenta en riesgo ("rescate agendado") — que el tablero empuje la acción, no solo diagnostique.
- Alertas automáticas (Alan / correo / Slack) cuando una cuenta se pone roja o entra en ventana de renovación.
- Vista por consultor — scorecard de la cartera de cada quien (accountability).
- Tendencias — "lleva 3 semanas en amarillo" (el historial ya se guarda desde hoy).
- Agente "pregúntale a la cuenta" + el número financiero (EBITDA) — fase 2 ya prevista.
- Subir el tracker al inicio de la ficha (hoy queda abajo de las herramientas).
❓ Preguntas para definir en equipo
- ¿Cuál es el SLA cuando una cuenta se pone roja? (ej. contacto en 48 h + plan de rescate).
- ¿Los umbrales actuales (30/45/60 días) reflejan tu realidad, o los ajustamos por tipo de cuenta?
- ¿Quién es el dueño del ritual de revisión del tablero?
- ¿A futuro, un "modo cliente" con un status simplificado para compartir con la cuenta?
✓Checklist de Operaciones
Lo que conviene tener listo y en ritmo para que el tablero sea confiable y accionable. Puedes ir marcando conforme lo revisen en equipo.
- Todas las cuentas activas tienen su ficha en la plataforma.
- Cada ficha tiene capturadas las fechas de contrato y renovación.
- Los servicios contratados (BOOMS/BOOST + frentes) están marcados por cliente.
- Las minutas se suben después de cada reunión.
- Las auditorías de pauta (Meta/Google) quedan registradas.
- Las corridas de SEO y el contenido publicado quedan registrados.
- Hay un dueño del tablero (quién lo revisa y mantiene).
- Junta semanal: revisar primero las cuentas en rojo.
- Cada cuenta roja tiene responsable + próxima acción + fecha.
- Calibrar: validar en 5–10 cuentas que el color cuadra con la realidad.
- Reportar cualquier color que no cuadre (para ajustar umbrales).
- Definido el SLA de respuesta cuando una cuenta se pone roja.
- Definido quién tiene acceso admin al tablero.
14Glosario rápido
| Término | Qué significa aquí |
|---|---|
| Semáforo | Color de salud: 🟢 bien · 🟡 alerta · 🔴 requiere atención |
| Etapa | Dónde va la cuenta en su ciclo (Propuesta → Onboarding → Operación → Renovación) |
| BOOMS / BOOST | BOOMS = operación continua (anual) · BOOST = proyecto único |
| Blueprint | Las 6 sesiones de estrategia del onboarding |
| Frente | Área de trabajo contratada: pauta, SEO, contenido |
| Override | Ajuste manual del consultor (caduca a 14 días) |
| Número crítico | El KPI que más importa vigilar: hoy, # de cuentas en riesgo |